Значењето на Етичкиот кодекс на архивистите
Апстракт
Целта на статијата е во кратки црти да направи осврт за важноста на дејноста на архивите и архивските институции како и значењето на архивската професија и постапувањето на архивските работници при ракувањето со архивските материјали и фондови. Работата на архивите и архивистите е високо одговорна, специфична и пропишана со низа законски одредби, начела и стандарди. Едно од начелата преку кое се детерминира постапувањето на архивските работници е Етичкиот кодекс на архивистите. Тоа е основно четиво за сите професионалци кои кон оваа професија пристапуваат со големо внимание и свесност за значењто и последиците при ракувањето, чувањето, заштитата и безбедноста на архивските записи, збирки и фондови.
Голем дел од популацијата не е запозната со значењето, функцијата, улогата и дејноста на архивите. Не ретко, работата на архивите се поистоветува со терминот архива или писарница, што подразбира низа активности и постапки кои се дел од административното и канцелариско работење. Во писарницата се врши прием на документи и записи, сортирање на документите, селектирање и распоредување на документите по организациони единици и сектори и испраќање на документите. Секој влезен, излелезен или издаден документ кој циркулира во една организација, институција или компанија, се евидентира и заведува (архивира) во единствена деловодна книга, со што се остава трага за службено дејство или настан кој документот или записот го опфаќа. За разлика од горе споменатите постапки, дејноста на архивите и архивските институции има сосема друго значење и улога.
Функцијата, работата и одговорноста на архивите и архивските институции претставува акумулација на записи, документи, информации кои се генерирани од работењето, делувањето и функционирањето на државните, јавните или приватни организации и компании, поединци, различни административни и социјални активности кои имаат примарна улога во постоењето и опсојувањето на едно општество. Метафорички архивите се дефинирани како „секрет на општествениот организам“, записи кои се одвоени и избрани за долгорочно чување поради нивната трајна културна, историска или државна вредност.[2]
Според етимиологијата првите потврдени сознанија за постоење на зборот архив на англиски јазик датираат од околу 1600 година. Зборот е изведен од францускиот збор архив ‘archif’ во множина. Понатаму, етимиолошките траги водат кон латинскиот збор ‘ARCHĪUM’ или ‘Archīvum’, што е романизирана форма од грчкиот збор „археон“ или „јавен запис“. Зборот „Археон“ е заснован врз зборот „архе“, што значи „канцеларија или влада“, што укажува на важноста на водење евиденција и записи за владеењето или владеењето на народот.[3]
Шематски приказ на етимиологијата на зборот Архив
Практиката на чување службени документи е античка постапка за што укажуваат археолошките откритија кои датираат од вториот и третиот милениум п.н.е. на разновидни локации како што се модерниот Египет, Сирија, Турција и Грција. Уште во тоа време, воочена е правната, административна и историска важност за чување и заштита на информациите генерирани, напишани или создадени да имаат одредена порака до потомството и генерациите кои следат.[4]
Со текот на времето и низ вековите, со менувањето на цивилизациите, општествата и државите, процесот за собирање, чување, евидентирање и заштита на документи и записи со значајни содржини добива сè поголема вредност. Аналогно, се наметнува како неопходно формирањето и постоењето на специјализирани канцеларии, простории и установи кои се посветени и фокусирани на прибирање, сортирање, чување и заштита на документи кои се од историско и трајно значење. Тоа се архивите. Општо, во архивите се собираат и чуваат содржини и записи кои се избрани за трајно или долгорочно зачувување поради нивната автентична, трајна културна, историска или докажана вредност[5].
Студијата и практиката на организирање, зачувување и обезбедување пристап до информации и материјали во архивите се нарекува архивска наука. Лицата кои работат во архивите и архивските институции се нарекуваат архивски работници. Местото каде се чуваат и селектираат архивските фондови се нарекува депо и е составен дел на секој архив[6].
Денес, практично не постои земја која нема национална архивска институција или канцеларија. Не случајно се вели дека државните и национални архиви се ‘рбетот на една држава, особено ако се земе предвид дека во нив се прибираат материјали кои содржат информации и записи за сите важни настани, збиднувања, промени кои се поврзани со историјата и постоењето на една земја.
Архивските записи се секогаш уникатни и единствени. Поради нивната специфичност, автентичност и содржина, ракувањето, трансферот, оперативното манипулирање и евидентирање, сместувањето и чувањето на архивските материјали треба да се одвива со големо внимание и според однапред пропишани постапки и процедури, кои ќе обезбедат физичка сигурност и безбедност на материјалите, а со тоа заштита и долготрајност на содржинските вредности. Објавувањето на архивските записи и документи е строго контролирано преку низа законски одредби, правни акти и регулативи како национални така и меѓународни.
Државниот архив на Република Северна Македонија – ДАРСМ, ја има токму таа важна задача и одговорност. Преку своето постапување, дејствување и работење ДАРСМ претставува столб на нашата националност и државнотворност. За да ја реализира својата значајна улога, ДАРСМ има обврска да ги следи и применува сите законски регулативи со кои се уредува управувањето, чувањето, заштитата и безбедноста на архивските фондови и материјали во Република Северна Македонија, кои се сместени во депоата на Државниот архив и кај имателите на архивскиот и документарен материјал.
Државниот архив заедно со архивските работници и вработени во другите служби во архивот, со свото работење и примената на поставените законски акти, интерни регулативи, низа меѓународни архивски стандарди и прописи, имаат улога во безбедноста и зачувувањето на националното и историско богатсво, сместено во просториите на ДАРСМ.
Нормативното и правно регулирање на архивското работење во Република Северна Македонија се уредени со:
- Законот за архивски материјал и Законот за изменување и дополнување на Закконот за архивски материјал;
- Уредбата за канцелариско и архивско работење;
- Уредбата за утврдување на критериумите за подолги рокови за користење на архивски материјал
Постојат и дополнителни подзаконски акти и регулативи како и интерни нормативни акти кои придонесуваат во работењето и управувањето со архивските материјали. Сите овие правни регулативи се објавени на официјалната интернет страница на ДАРСМ[7].
За унапредување на своето работење, дејствување и афирмација на дејноста, Државниот архив соработува и членува во повеќе меѓународни организации од овој домен како што се Меѓународниот архивски совет- МАС (International Council of Archives – ICA), Меѓународен центар за архивско истражување – ИКАРУС (International Center for archival research – ICARUS), Европскиот регионален огранок на МАС (European Regional Branch of the International Council of Archive – EURBICA), Меѓународната организација за стандардизација – ИСО (International Standards Organization – ISO) и други.
Како дел од ова интернационално семејство на архивисти, архивски работници и организации, Државниот архив на РСМ, на некој начин е обврзан да ги применува и следи стандардите, нормите и статутите кои се пропишани од страна на овие реномирани меѓународни организации и здруженија, кои имаат иста цел и мисија.
Меѓу наведените меѓународни стандарди, статути и договори кои ги има прифатено и поддржано Државнит архив е и Етичкиот кодекс на архивистите што е предмет од интерес во оваа статија.
Генерално, архивските работници се професионалци кои работат на организирано собирање, селектирање, складирање, чување и контрола на документарните материјали и информациите кои ги содржат кои поради својата трајна вредност се детерминирани како архивски.
Архивистите се одговорни за евидентирање и чување на архивските фндови кои имаат вредност на мемориски записи за минатото со што на луѓето и новите генерации ѝм помагаат да ги разберат и искористат содржаните информации[8].
Во контекст на предходно наведеното, за значењето, важноста и неопходноста од архивите и непроценливата цивилизациска вредност на архивските материјали и фондови, не случајно е издаден овој документ, со кој прецизно се дефинира важноста и одговорноста на архивистите и влијанието кои тие го имаат при постапувањето и работењето со архивските материјали.
Етичкиот кодекс на архивистите (Code of Ethics of Archivits) е усвоен од страна на Генералното собрание на МАС во Пекинг 1996 г. Уште во воведниот дел на Етичкиот кодекс наведена е целта за поставување високи стандарди во архивската професија и за сите оние кои се занимаваат со контрола, заштита, грижа, чување и управување со архивските материјали. Етичкиот кодекс на однесување и постапување, практично, не е наменет само за архивските службеници кои работат и се ангажирани во депоата или одделенијата за превенција, конзервација и заштита на архивската граѓа, туку и за оние кои вршат систематска обработка на архивските записи и информации, за инволвираните кои ја прават контролата кај имателите и прибирањето на архивските документи и сите други кои на некој начин доаѓаат во допир со архивските материјали или пак се инволвирани во управувањето со истите.
Етичкиот кодекс на архивистите, начелата и принципите кои се опишани во документот, за секој архивист, како поединец или институција треба да е основно начело според кое ќе го одредат своето професионално дејствување и однесување спрема наследеното национално, културно – историско богатство во било каква форма. Со етичкиот кодекс се дава на знаење потребата од високата свесност, одговорност но, би рекеле и привилегија на архивските работници при ракувањето и манипулирањето со архивските материјали. Само со стручно и исклучителното внимание при постапувањето со архивските записи, архивистите може успешно да одговорат на предизвикот за зачувување на непроценливите архивски информации кои ќе ѝм служат на идните генерации.
Целиот текст на Етичкиот кодекс на архивистите на македонски и на англиски јазик (оргиналната верзија) може да се најдат на официјалната странаца на Државниот архив на Република Северна Македонија[9].
Во оваа пригода, како продолжение на текстот, би потенцирала само неколку или дел од начелата на предметниот кодекс, содржан во 10 точки. Намерата е, преку цитирање на дел од текстот да се задржи вниманието на читателот и да се добие претстава за важноста и значењето на оваа, не толку широко позната професија.
„АРХИВИСТИТЕ треба да го заштитуваат интегритетот на архивскиот материјал и на тој начин да гарантираат дека и натаму ќе биде веродостоен доказ за минатото. Главната должност на архивистите е да го чуваат интегритетот на документите под нивна грижа и старателство. За остварување на оваа должност тие мора да ги имаат предвид легитимните, но понекогаш спротиставени, права и интереси на работодавачите, сопствениците, субјектите на податоците и корисниците, минати, сегашни и идни.“
„Архивистите треба да го проценуваат, избираат и одржуваат архивскиот материјал во неговиот историски, правен и административен контекст и со тоа да го задржат принципот на провиниенција, да ги зачуваат и направат очигледни оригиналните врски на документите.“
„Архивистите во интерес на општото добро треба да ја искористат посебната доверба што им е дадена и да избегнуваат да ја користат својата позиција за неправедно и незаконски да извлекуваат корист за себе или за други.“
[1] М-р Елисавета Марковиќ, помлад соработник во ДАРСМ
[2] https://en.wikipedia.org/wiki/Archive; https://dictionary.cambridge.org/dictionary/english/archive
[3] https://www.etymonline.com/word/archives; https://www.google.com/search?sxsrf=ALeKk01nwnMWr5iNJZ9dM7MfodnubQVS4A:1590130923988&q=Where+does+the+word+archive+come+from%3F&sa=X&ved=2ahUKEwiKlPum88bpAhWKAGMBHYZTBo0Qzmd6BAgMEAs&biw=1920&bih=969
[4] https://www.macmillandictionaryblog.com/archive
[5] https://en.wikipedia.org/wiki/Archive#Standardization
[6] https://en.wikipedia.org/wiki/Archive#Standardization;
https://www.springer.com/journal/10502/aims-and-scope
[7] https://www.arhiv.gov.mk/index.php?m=5&p=1&t=0
[8] https://en.wikipedia.org/wiki/Archivist#Description
[9]https://www.arhiv.gov.mk/materijali/Etickikodeks.pdf; https://www.arhiv.gov.mk/materijali/ICA_1996-09-06_code_of_ethics_EN.pdf
